【体験談】部下のタスク管理をする効率的な８つの方法とコツ

「タスク管理が上手くいかない」
「部下が動いてくれない」
一生懸命に仕事しているのに、部下のタスク管理が上手くいっていないあなた。
私も初めて部下のタスク管理をまかされた時は上手くいかないことの連続でした。
悩んでいるあなたへ、私が様々な失敗を経て行った８つの進捗管理の方法をお伝えします。

【体験談】タスク管理がうまくいっていない４つの原因

私がさまざまなリーダーの部下についていたころ、タスク管理ができていないリーダーには以下の特徴がありました。

（タスク管理ができていない原因）
①タスクの完了の日にちが決められていない。
②リーダーがタスクの進捗度合いを把握できていない。
③メンバーがどんな仕事をしているのかメンバー内で共有できていない。
④リーダーがメンバーの仕事を理解していない

（原因①）タスクの完了の日にちが決められていない

多くの仕事は、何日までに仕上げなければならない仕事なのか締め切りの日が決められていません。

リーダーが締め切りの日を決めていないので、今日はどのくらい進めればよいのかメンバーは誰も理解できません。

自分の都合で空いている時間にすればよいかと思う仕事はいつまでも完成しません。

（原因②）リーダーがタスクの進捗度合いを把握できていない

リーダーが上司に仕事の進捗を聞かれて、どこまで完了しているのか上司に答えられない場面を見てきました。

すぐに答えられないリーダーが受け持つ仕事は、遅れているものばかり。

上司はおおまかな進捗度合いを聞いているのですが、なぜかこういうリーダーは時間をかけて正確な数字を提示しようとします。

メンバーの作業の手を止めるので、余計に時間がかかるし、上司もその上の上司に報告するのが遅れるしで悪循環を生みます。

最終的に上司がリーダーを通さず、メンバーに直接作業指示を行っていました。

（原因③）メンバーがどんな仕事をしているのかメンバー内で共有できていない

大きなプロジェクトが発生すると、メンバー間の仕事も多種多様になります。

隣の社員が何の仕事をしているのか分からない場面も発生します。

仕事の濃淡も変わるので、早く終わる業務や、なかなか終わらない業務が発生します。

メンバー間の様々な感情もあり、隣で作業しているメンバーを見ながら優越感や嫉妬感も発生してきます。

（原因④）リーダーがメンバーの仕事を理解していない

仕事を淡々とこなすメンバーもいれば、できる限り仕事はしたくないメンバーもいる。

それぞれのメンバーの仕事に対する思いは変わります。

少しでもサボれる時があるのなら、ゆっくりしたいもの。

メンバーの仕事をいつまでも理解できていないリーダーについたときは、メンバーが思い思いに仕事をするので、プロジェクトが進みませんでした。

【体験談】部下のタスク管理をする効率的な８つの方法

数多くのリーダーの元について、数多くの失敗を見て、また私自身も経験し、最終的に行ったのは以下の方法です。

（効率的にタスク管理を行う７つの方法）
①プロジェクトをいつまでに終えるのか締め切りの日を決める。

②大まかな進捗を管理できるツールを作成する。

③朝礼等でメンバーに今日の作業を指示する。

④リーダーは作業と作業の繋ぎになる仕事をメインに行う。

⑤リーダーは遅れている仕事をフォローできるよう業務内容を覚える。

⑥業務が増えた時はメンバーの得意分野の指示を行う。

⑦業務が増えた時は予定する作業より少しだけ少ない数字を提示する。

⑧メンバーに「ありがとう」と伝えよう

①プロジェクトをいつまでに終わるのか締切の日を決める

スケジュールの決まっていない仕事は、この作業を終える作業の締め切り日を設定します。

長期プロジェクトでは、まず最初にプロジェクト終了の目標となる締め切り日を設定します。

そして、長期プロジェクトを内容に応じた大まかなブロックに分けます。

長期プロジェクトの締め切り日に間に合わせるには、各ブロックはいつまでに完成させるのか精査します。

ブロックごとに最終の締め切り日はいつになるのかを決めることが大切です。

締め切り日をメンバーに共有する

設定した締め切り日は、必ずメンバーに共有します。

プロジェクトの計画について、上司とリーダーで決める会社は多いですが、作業するメンバーに周知はしていますか？

メンバーが行う作業をいつまでに終えてほしいか伝えていても、プロジェクトの終了日を理解していなければ、いま行っている作業が進んでいるのか遅れているのかメンバーは理解できていません。

プロジェクトの修了日を伝えることで意欲的なメンバーは計画を理解し、効率的に作業を進めて早く仕事を次のタスクを始めます。

逆に、モチベーションの低いメンバーにはプロジェクト全体の進捗をもとに今の予定を確認し、集中して作業するよう指示できます。

また、作業の遅れや進捗不足が生じた際には、超過勤務などの対応を依頼することもありますが、遅れた原因と設定した日付との差を理解しているため、不満が少ないです。

②大まかな進捗を管理できるツールを作成する

各会社でさまざまなツールを活用していると思いますが、以前いた会社ではトヨタのカンバン方式に似たようなシステムを活用していました。

大まかな単位ごとに一つのカンバンを作成する

作業数が５００とか１０００とか大きな単位で作業するときにオススメなのがこのパターン

①全体数を５０とか１００単位に分けて、単位ごとにそれぞれの行う作業を記載したカンバンをつける。
　例）①受入数
　　　②内容の確認
　　　③パソコンへのデータ入力
　など、処理内容に応じた項目をカンバンに記載し、作業が終わったら横にハンコ等を押せるようにする
②看板に「１／５０」と番号を振っていく。（５０単位の場合、５０／５０で作業数は２５００）
③処理完了は、いくつのカンバンが終了しているのか作業者に報告させる。
　例）全体で３０個の処理が終わっていたら、５０×３０＝１，５００件が完了している。
④カンバンの全体数をまとめた工程のデータを紙やパソコンで取りまとめ、取りまとめを上司に報告。

ここで大切なのは、上司に報告するときは細かい数字まで把握しないことです。

上司はリーダーから
本日１，２３６件終わっていると言われても何の対処もできません。

と伝えた方が、上司もこのプロジェクトは進んでいるのか遅れているのかすぐに把握ができ対処できます。

都道府県ごとに数を把握する

数は変動的ではあるけれど、都道府県ごとに処理を行う業務もありました。

この時は、基本は上記の方式と同じで、カンバンは都道府県ごとに作成（多い場合は上記同様５０とか１００単位）

リーダーはそれぞれの県がいくつ作業をしなければいけないのか処理数を把握しておきます。

作業者が都道府県が終わっているのかで報告させました。

例　〇〇県　４００件
　　△△県　３００件
　　◇◇県　２００件
　　□□県　１００件

作業者「今日は□□県と△△県の作業がおわりました。」
リーダー「４００件完了ね。４０パーセントの完了か。」

こちらも上記同様、上司に報告するときは細かい数字まで報告は不要です。

③朝礼等でメンバーに今日の作業を指示する

メンバーが皆集まっている場（朝礼等）で、⚪︎⚪︎さんには⚪︎⚪︎の作業をするよう指示します。

メンバー全員に各自の作業内容を共有することで、業務内容を把握するメンバーは他の人の作業に理解を示しやすくなり、不満が少なくなります。

また、作業が完了したメンバーには、遅れている作業について指示を出すこともできます。

④リーダーは作業と作業の繋ぎになる仕事をメインに行う

リーダーは、目立たないけれど重要な作業と作業の繋ぎになる仕事に専念します。

プロジェクトが長期化すると、目立たない仕事が多く生じます。

例えば、

上司に進捗状況を報告するシート、
作業を管理するための表やコピー、
次のステップに進むための文書整理

などです。

他にも、次の段階に進むために欠かせない名前のない作業がたくさんあります。

一部はアシスタントに任せることもできますが、それでもアシスタントだけで作業をこなすのが難しい仕事も存在します。

リーダーの役割は、部下たちが本来の作業に専念できるよう支えることです。

また、リーダー自身も作業を進めながら、進捗状況を把握することができます。

⑤リーダーは遅れている仕事をフォローできるよう業務内容を覚える

リーダーは、担当する業務の基本的な作業を把握します。

異なる作業には進行の変動があります。

リーダーが一部の作業しか知らないと、進捗の遅れに気づけず、結果として部下の負担が増える可能性があります。

複雑な業務をチームメンバーに任せ、基礎的な業務をサポートするだけでも、効率が改善されます。

上司への報告や他の部署からの支援が必要な場合、業務に精通しているメンバーが報告や支援のフォローアップを行うと、業務に精通しているメンバーが業務に従事することが出来ず、全体的な作業効率が低下します。

リーダーが作業内容を理解していないと、フォローアップを期待するにも関わらず行われなかったとメンバーからの不満が生まれます。

リーダーは、複雑な作業の詳細を全て覚える必要はありません。

しかし、現在の業務全体の基本的な流れを理解し、フォローアップを行うことで、メンバーの信頼と信用を築くことができます。

⑥業務が増えた時はメンバーの得意分野の指示を行う

業務が増えた際は、メンバーの得意な分野（作業）に基づいて指示を行います。

多忙になると、管理者の中には、メンバーにできるだけ新しい多くの仕事を振ることが優先されがちですが、
作業者がまだ一度もしたことがない未知の仕事をこなすことは作業効率を低下させる可能性があります。

それぞれのメンバーは作業に対して得意な処理と苦手な処理があります。

得意な作業は生産性が高まります。
さらに、自信を持って業務に取り組むことができるため、メンバーの仕事への自信にもつながります。

特にプロジェクトの最初は、各メンバーが得意とする分野に関して指示を行います。

メンバーの得意分野は、意外にも多様です。

仕事が効率的に進行し、進捗が早いメンバーが、進行が遅れているメンバーを手助けすることで、全体の成果が向上します。

特に、プロジェクトが進んでいく中で、それぞれのメンバーに新しい作業を覚えてもらう機会が出てくるときは、これがさらに有効です。

指導する側のメンバーは、他の仲間に作業を教えることで自信を深めることができます。

一方で、

学ぶ側のメンバーは、得意分野の同僚から効率的な作業のヒントやコツを学びながら業務を進めることができます。

このようなアプローチは、効果的な業務遂行とスキル向上の両方を促進する一石二鳥の方法です。

⑦業務が増えた時は予定する作業より少しだけ少ない数字を提示する

業務が増えた際には、計画した作業量よりも少し少ない目標を示します。

業務負荷が増える際に、単に計画された作業量を指示するだけでは、毎日の目標の達成が難しくなることがあります。

毎日目標が達成されない状況が続くと、モチベーションを保つのが難しくなり、目標未達成が当たり前の状態となります。

お客さま対応をしており、営業目標達成を目指していた時も同じように目標よりも少し少ない数字を提示していました。

チームメンバーに達成感を味わわせ、今日も少しだけ頑張れるように促すことで、彼らのモチベーションが向上します。

⑧メンバーに「ありがとう」と伝えよう

目標を達成したり効率的に仕事が進んだ際には、メンバーに感謝の意を伝えましょう。

朝礼等メンバー全員が集まる場所で、上司からメンバーへ
「ここまでプロジェクトを進めてくれてありがとう」
と伝えることです。

一生懸命頑張ったメンバーに、少しでも労いの言葉がないと、頑張ってきた意味が薄れてしまい、不満がたまることがあります。

特に大規模なプロジェクトが成功したり、困難な作業が完了した際には、メンバーに感謝の意とお礼を伝えることで、彼らの仕事への取り組みやリーダーシップに対する印象が変わります。

過去に様々な上司と協力してきましたが、部下に支持される上司は感謝の言葉をしばしば口にしていました。

逆に、達成しても感謝の意を表さず、次の指示や小さな指摘だけをする上司は、部下からこっそり不満の声が上がっていました。

私がリーダーとして活動していた際、上司に頼んでいたのは、メンバーがこれまで頑張ってきたことを評価してほしいということでした。

部下を称賛しない上司が多いのも事実です。

褒めることが得意でない上司もいますが、

重要な瞬間に褒めるかどうかで、その後の部下の上司に対する感情が大きく変わることを忘れずにおきましょう。

まとめ

リーダーの細かなフォローと感謝の気持ちでメンバーの作業効率も変わります。

学生時代に生徒会に入っていたわけでもなく、社会人になってすぐは上司から何度も後輩のフォローが足りないと指導されていた私でも、ちょっとした工夫で変わります。

全てをすぐにすることは難しいと思いますが、まずは部下への感謝の気持ちから始めていくとスムーズに進んでいくと思います。

一緒に乗り越えていきましょう