「他部署から応援に来てくれた人、どう指導したらいいんだろう？」
「応援先の業務に慣れてもらうにはどうしたらいいんだろう？」
「応援先のチームワークを維持するにはどうしたらいいんだろう？」
あなたは、こんな悩みや疑問を抱えていませんか？
他部署応援は、企業や組織にとって、欠かせない取り組みの一つです。しかし、初めての経験の人にとっては、戸惑いや不安も多いものです。
そこで今回は、他部署応援の指導で失敗しないための４つのポイントをご紹介します。
この情報や方法を使うことにより、以下のメリットやベネフィットを得ることができます。
- 応援メンバーが業務をスムーズに遂行できるようになる
- 応援メンバーがチームに馴染みやすくなる
- 応援先の業務の質が向上する
- 応援メンバーのモチベーションアップにつながる
応援先の業務やチームの理解を深める
まずは、応援してもらう社員に、応援先の自分たちの担当の業務やチームの理解を深めることが大切です。
業務内容や流れ、チームの役割や関係性などを把握することで、応援メンバーがスムーズに業務を遂行できるようになります。
では、他部署の方たちが業務やチームの理解を深めてもらうためにどうしたらよいのでしょうか。
応援者の手元に置ける簡単なマニュアルを作成しておく
他部署から応援者が来てもらうときに、自担当の社員が口伝（口で説明するのみ）で応援者に説明し、いきなり業務に入ってもらうパターンを多く目にしてきました。
私が他部署へ応援に行った際も、口頭で説明を受けたらすぐに作業をするケースも多くあったのですが、
・業務を聞ける社員が忙しく、話をすぐに聞いてもらえない。
・作業を忘れてしまったときに、確認できない。
と、応援にきたはずなのに、なかなか作業が進みません。
忙しいから応援を呼んでいるので、業務が詳しくて相談できる社員を探すのに時間がかかります。
まずは、
応援する作業の簡単な手順が書かれている１枚ものの資料を作成しましょう
複雑な内容を記載する必要はなく、例えば書類のチェックをする場合
確認する場所「住所・氏名」
等の記載で良いです。
何をもとにして、何の書類のどこをチェックするのか。
何をもとにして、どこに何の記載をするのか。
何をもとにして、どこに何のデータを入力するのか。
応援してもらう社員に、すぐに分かってもらえるような簡素なマニュアルを作成しましょう。
応援してもらう作業が業務全体のどの部分になるのか説明する
他部署からの応援時に応援者を集めて簡単な説明を行いましょう。
その際に
今回応援してもらうのは、この仕事のこの部分の応援であると説明しましょう。
既存の会社が作成しているマニュアルを見せるのも良いですし、これは口頭説明でも良いです。
例えば
担当社員「新規申し込みの処理が遅れています。今回応援者に手伝っていただくのは、本人確認書類と申込書類が合っているかの確認です。」
担当社員「新規申し込みの処理が遅れています。今回応援者に手伝っていただくのは、新規申し込みのデータ入力です。」
などです。
応援者は何の作業のどの部分に該当するのか分かった上で作業をした方が、応援者の理解と作業スピードは上がります。
応援してもらう作業の説明を行う
応援で来ていただく社員には、簡単に説明を行ったうえで作業に従事させましょう。
いきなり実践で作業をさせることも多いですが、一人ひとり教えながら作業を行うのは、時間と人力の無駄になります。
応援者全員を1つの場所に集め
応援者の手元における簡単なマニュアルをもとに
今回の応援の作業が業務全体のどこに該当するのか案内したうえで
応援してもらう作業の説明を行いましょう。
応援メンバーのスキルや経験を活かす
応援メンバーのスキルや経験を活かすことも重要です。
応援メンバーがこれまで培ってきたスキルや経験を活かすことで、応援先の業務の質を向上させることができます。
また、応援メンバーが自分のスキルや経験を活かすことで、モチベーションアップにもつながります。
今までのスキルを聞いておく
応援を依頼する部署の役職者に応援者のスキルを聞き取りましょう
私が在籍していた担当に応援者が来ることになった時は、自分の部署の管理者等から応援者のスキルを聞き取っていました。
応援者を派遣する担当の管理者は、応援にいった社員が滞りなく応援できているのか気になるものです。
私が役職者の時、応援者を派遣する担当の役職者に知り合いがいるときは、応援に来てくれる社員はどの仕事が得意なのか、管理者を通さずに直接内線等を使用して聞き取りを行いました。
応援してもらう内容が多岐にわたる場合は、応援者の得意な業務に従事させた方が効率があがります
応援者が得意なジャンルの仕事を応援することで、応援者は自分の部署に戻った時に応援時に安心して作業ができたと管理者や担当の役職者に伝えます。
応援者を派遣した部署の管理者も安心しますし、繁忙時に再度依頼を行うときも、依頼を受けた管理者も応援にいく社員も喜んで依頼を受け入れてくれるケースが高いです。
応援者に作業してもらう際に注意すること
応援者に作業してもらうときに、依頼する部署の社員の対応はどうしたら良いのでしょうか。
応援者の横には自分の部署の詳しい社員を配置させる
応援者の隣に業務に詳しい社員が作業を行うようにします。
私のいた部署は数多くの書類を確認する作業が多くありました。
そのため、３人一組の体制をとり、
両サイドに応援者、真ん中に自分の部署の詳しい社員
を配置させて、作業を行ってもらいました。
応援者が聞きたい部分は、多岐に渡りますが、隣に知っている社員がいることで安心して作業を行い、気軽に質問をしてきます。
質問をしていない反対側の応援者も自然に聞くことで、理解を深めたり同じ作業で実は疑問に思っていた内容だったりと作業の理解を深めます。
さらに私の場合は、自部署の社員にも処理数が同じ場合は同じ処理を、少ない場合は関連する作業をしてもらうように依頼しました。
そうすることで、自部署の社員も他の人に教えることで自分の知識を振り返ることができたり、自信を高めたりすることができました。
架電を応援者に依頼する場合は、隣に必ず自分の部署の社員を配置する
自グループや会社等への電話を応援者に依頼することもあります。
その場合は、
電話をするスペースの隣に自部署の社員を配置させましょう
他の部署から応援にきた社員は自部署の内容を理解していません。
何かしらの質問があった時に、何度も保留したり折り返しをすることで相手先にも迷惑がかかります。
応援者に架電対応を依頼するときは隣に自部署の社員を配置し、すぐに変わったり、メモ帳等で隣で指示が出せるようにしましょう。
定期的にコミュニケーションをとる
定期的にコミュニケーションをとることも大切です。
応援メンバーの業務状況や悩み、不安などを聞き、適切なアドバイスやサポートをすることで、応援メンバーが安心して業務に取り組むことができます。
また、定期的なコミュニケーションは、応援メンバーとの関係構築にもつながります。
まとめ
他部署応援の指導は、決して簡単なことではありません。
しかし、この記事でご紹介した4つのポイントを押さえることで、失敗を減らし、成功に導くことができます。
この情報を参考に、ぜひ、他部署応援の指導に取り組んでみてください。
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